A Gordon & Webster Zrt. cafeteria üzletágának szolgáltatásai

1. Audit, a cafeteria rendszerhez

Auditjaink során vizsgáljuk a cafeteria rendszerhez szükséges dokumentációs háttér meglétét, a folyamatok hatékonyságát, illetve hatályban lévő jogszabályoknak való megfelelését.

A már működő rendszer felmérését követően, a változtatási javaslatok kidolgozása történik, amelyek írásos vélemények formájában jutnak el ügyfeleinkhez, amely alapján könnyen módosíthatnak a rendszerükön a hatékonyság növelése érdekében.

2. Megvalósíthatósági tanulmány

Ezen tanulmányok elsődleges célja egy cafeteria rendszer bevezetésének hatásvizsgálata, a lehetséges adóoptimalizálás vállalati és munkavállalói oldalon egyaránt. A tanulmány kitér a különböző juttatás-típusok felhasználási lehetőségeire az adott régióban, a munkavállalói fogadtatás vizsgálatára, valamint tartalmaz egy bevezetési ütemtervet is.

3. Cafeteria rendszer bevezetése és üzemeltetése

Teljes vagy részleges cafetéria rendszer kialakítására is van lehetőség, amelyben a kedvezményes adózású és az adómentesen adható elemek kapnak első sorban helyet.

A szolgáltatásunk a következőket tartalmazza:

Alapszolgáltatások:

Bevezetés:

• Első lépésként a rendszer kialakítása érdekében az igényeik és juttatási elvek felmérése, a koncepció kialakítása történik.
• Összehasonlítás a pénztárakra illetve az utalványszolgáltatókra vonatkozóan. A Gordon & Webster Adótanácsadás és IT Kft. folyamatosan kapcsolatban áll a Magyarországon tevékenykedő önkéntes pénztárakkal, ezért naprakészen tudunk képet adni az egyes pénztárak ajánlatairól, a velük működő együttműködés aktuális feltételeiről.
• Elkészítjük a cafeteria működési szabályzatát az un. Belső Szabályzatot a portfolió elemeinek megfelelően.
• A munkavállalókat csoportosan tájékoztatjuk a bevezetendő cafeteria rendszerről, annak elemeiről és szabályairól.(1 munkanap)
• A GoWebCafe szoftver biztosítása, a munkavállalók számára a cafeteria választáshoz, amelyről a végleges nyilatkoztatok is kinyomtathatóak.
• Telefonos helpdesk szolgáltatás a bevezetés során minden munkavállaló számára hétköznap 9:00-17:00
• A választások alapján lebonyolítjuk a munkavállalói és munkaadói oldalon egyaránt a cafetéria rendszerbe történő belépés teljes adminisztrációját.
• Az önkéntes pénztárakhoz kapcsolódó okiratok kitöltése (Munkáltatói szerződés és Belépési Nyilatkozat).

Működtetés:

• A naptári évre szóló szerződés magában foglalja a teljes cafeteria
  rendszer kezelését, beleértve az egyénekre lebontott adminisztrációt.
  Az adminisztrációt a cafetéria nyilvántartó szoftverünkkel végezzük,
  melyek az alábbiak:

• megrendelés leadás automatikus címéletezéssel (200-as és 300-as), utalvány típusonként egy utalvány szolgáltatóhoz
• internet utalványok és Budapesten belüli BKV bérlet szelvények egy számlára történő közös beszerzése (vidéki bérlet beszerzését nem vállaljuk)
• kiosztási jegyzék küldése
• beléptetés pénztárakba
• munkáltatói szerződések megkötése
• utalási lista készítése
• bevallás küldése pénztárak felé
• hó végi teljes tábla küldése a GoCafé által nyújtott formátumban
• munkaviszony megszűnése esetén cafeteria elszámoló lap
• készítése, küldése
• új belépő munkavállaló esetén adatbetöltés kizárólag a mi sablonunk alapján
• új belépőknek GoWebCafe-s kód küldése év közben (tanácsadói jelenlétet nem igényel)
• telefonos, e-mailes kapcsolattartás az ügyfél által delegált kapcsolattartókkal (2-3 fő)

Bevezetés:

• Munkavállalói prezentáció megtartása munkaidőben egy napon felül
  • bevezetési folyamaton felüli napokon tartott munkavállalói prezentáció
• Munkavállalói prezentáció megtartása egyéb időben:
  • hétköznap munkaidőn kívül
  • hétvégi napon
• Nyilatkozás a GoWebCafe felületén keresztül, havi szinten azonos
  összegekkel, e-mail kód kiküldés alapján, ottlétet nem igényel
• Nyilatkozás GoWebCafe felületen keresztül, személyesen,
  tanácsadói jelenlétet igényel:
  • munkaidőben
  • munkaidőn kívül
• Nyilatkoztatás évente több alkalommal
• Nyilatkozás egyéb módon:Excelben az általunk kiküldött, kötött formátumú sablon alapján
• Munkáltatói lakáscélú támogatás adómentességének előzetes vizsgálata és utólagos ellenőrzése

Működtetés:

• megrendelés leadás utalvány nemenként több utalvány szolgáltatóhoz
• borítékolás, kiszállítás
• utalványok, üdülési csekkek kiosztása
• személyes ügyfélszolgálati tanácsadás a rendszer bevezetésén túli egyéb helyszínen és időben
• bevezetésen túli kapcsolattartás nem dedikált kapcsolattartókkal (pl.: Munkavállalókkal)
• törvény által előírt, Cafeteriához kapcsolódó különböző dokumentumok általunk történő nyomtatása, fénymásolása a partner felé (GoWebCafe-s felületről minden dokumentum nyomtatható)
• könyvelési tábla küldése az ügyfél által megadott, kötött formátumban
• igény szerinti riport, amely eltér a GoCafé által nyújtott formától
• internet, bérlet számla alapján történő elszámolása egynél több számlán felül
• utalványhosszabbítással, illetve utalvány visszáruval kapcsolatos szolgáltatás

A Megbízó feladata mindösszesen a megrendelések ellenértékének az általunk elküldött díjbekérő alapján történő átutalása, illetve könyvelése marad.

A jogszabályi változások követése az üzemeltetési csomagok részét képezik.

4. Cafeteria nyilvántartó szoftver GoWebCafe és GoCafe

A cafeteria tevékenység során számos adat gyűjtésére egyeztetésére, kimutatások készítésére van szükség. Mindez megfelelő szoftver támogatás nélkül a humán erőforrás menedzsment munkatársainak jelentős munkaidejét felemészti, és a táblázatkezelők alkalmazásánál gyakori a hibák elfordulásának valószínűsége is. Ennek kiküszöbölésére alkotta meg informatikus csapatunk a GoWebCafe-t, a weben működő cafeteria választó felületet és a GoCafe névre keresztelt nyilvántartó szoftvert.