Cafeteria szolgáltatásaink

1. Audit a cafeteria rendszerhez

Auditjaink során vizsgáljuk a cafeteria rendszerhez szükséges dokumentációs háttér meglétét, a folyamatok hatékonyságát, illetve hatályban lévő jogszabályoknak való megfelelését. A már működő rendszer felmérését követően, a változtatási javaslatok kidolgozása történik, amelyek írásos vélemények formájában jutnak el ügyfeleinkhez, amely alapján könnyen módosíthatnak a rendszerükön a hatékonyság növelése érdekében.

2. Megvalósíthatósági tanulmány

Ezen tanulmányok elsődleges célja egy cafeteria rendszer bevezetésének hatásvizsgálata, a lehetséges adóoptimalizálás vállalati és munkavállalói oldalon egyaránt. A tanulmány kitér a különböző juttatás-típusok felhasználási lehetőségeire az adott régióban, a munkavállalói fogadtatás vizsgálatára, valamint tartalmaz egy bevezetési ütemtervet is.

3. Cafeteria rendszer bevezetése és üzemeltetése

Teljes vagy részleges cafetéria rendszer kialakítására is van lehetőség, amelyben a kedvezményes adózású és az adómentesen adható elemek kapnak első sorban helyet.

A szolgáltatásunk a következőket tartalmazza:

Bevezetés:

– Első lépésként a rendszer kialakítása érdekében az igényeik és juttatási elvek felmérése, a koncepció kialakítása történik.
– Összehasonlítás a pénztárakra illetve az utalványszolgáltatókra vonatkozóan. A Gordon & Webster Zrt. folyamatosan kapcsolatban áll a Magyarországon tevékenykedő önkéntes pénztárakkal, ezért naprakészen tudunk képet adni az egyes pénztárak ajánlatairól, a velük működő együttműködés aktuális feltételeiről.
– Elkészítjük a cafeteria működési szabályzatát az un. Belső Szabályzatot a portfolió elemeinek megfelelően.
– A munkavállalókat csoportosan tájékoztatjuk a bevezetendő cafeteria rendszerről, annak elemeiről és szabályairól.(1 munkanap)
– A GoWebCafe szoftver biztosítása, a munkavállalók számára a cafeteria választáshoz, amelyről a végleges nyilatkoztatok is kinyomtathatóak.
– Telefonos helpdesk szolgáltatás a bevezetés során minden munkavállaló számára hétköznap 9:00-17:00
– A választások alapján lebonyolítjuk a munkavállalói és munkaadói oldalon egyaránt a cafetéria rendszerbe történő belépés teljes adminisztrációját.
– Az önkéntes pénztárakhoz kapcsolódó okiratok kitöltése (Munkáltatói szerződés és Belépési Nyilatkozat).

Működtetés:

– A naptári évre szóló szerződés magában foglalja a teljes cafeteria rendszer kezelését, beleértve az egyénekre lebontott adminisztrációt.
– Az adminisztrációt a cafetéria nyilvántartó szoftverünkkel végezzük, melyek az alábbiak:

– Megrendelés leadás automatikus címéletezéssel (200-as és 300-as), utalvány típusonként egy utalvány szolgáltatóhoz
– Kiosztási jegyzék küldése, utalási lista készítése
– Beléptetés pénztárakba
– Munkáltatói szerződések megkötése
– Hó végi teljes tábla küldése a GoCafé által nyújtott formátumban
– Munkaviszony megszűnése esetén cafeteria elszámoló lap készítése, küldése / új belépő munkavállaló esetén adatbetöltés
– Telefonos, e-mailes kapcsolattartás az ügyfél által delegált kapcsolattartókkal (2-3 fő

– Személyes ügyfélszolgálati tanácsadás a rendszer bevezetésén túli egyéb helyszínen és időben
– Törvény által előírt, Cafeteriához kapcsolódó különböző dokumentumok általunk történő nyomtatása, fénymásolása a partner felé (GoWebCafe-s felületről minden dokumentum nyomtatható)
– Könyvelési tábla küldése az ügyfél által megadott, kötött formátumban
– Igény szerinti riport, amely eltér a GoCafé által nyújtott formától

A jogszabályi változások követése az üzemeltetési csomagok részét képezik.

4. Cafeteria nyilvántartó szoftver GoWebCafe és GoCafe

A cafeteria tevékenység során számos adat gyűjtésére egyeztetésére, kimutatások készítésére van szükség. Mindez megfelelő szoftver támogatás nélkül a humán erőforrás menedzsment munkatársainak jelentős munkaidejét felemészti, és a táblázatkezelők alkalmazásánál gyakori a hibák elfordulásának valószínűsége is. Ennek kiküszöbölésére alkotta meg informatikus csapatunk a GoWebCafe-t, a weben működő cafeteria választó felületet és a GoCafe névre keresztelt nyilvántartó szoftvert.