Cafeteria szolgáltatásaink 

1. Audit a cafeteria rendszerhez

Auditjaink során vizsgáljuk a cafeteria rendszerhez szükséges dokumentációs háttér meglétét, a folyamatok hatékonyságát, illetve hatályban lévő jogszabályoknak való megfelelését. A már működő rendszer felmérését követően, a változtatási javaslatok kidolgozása történik, amelyek írásos vélemények formájában jutnak el ügyfeleinkhez, amely alapján könnyen módosíthatnak a rendszerükön a hatékonyság növelése érdekében.

2. Megvalósíthatósági tanulmány

Ezen tanulmányok elsődleges célja egy cafeteria rendszer bevezetésének hatásvizsgálata, a lehetséges adóoptimalizálás vállalati és munkavállalói oldalon egyaránt. A tanulmány kitér a különböző juttatás-típusok felhasználási lehetőségeire az adott régióban, a munkavállalói fogadtatás vizsgálatára, valamint tartalmaz egy bevezetési ütemtervet is.

3. Cafeteria rendszer bevezetése és üzemeltetése

Teljes vagy részleges cafetéria rendszer kialakítására is van lehetőség, amelyben a kedvezményes adózású és az adómentesen adható elemek kapnak első sorban helyet.

A szolgáltatásunk a következőket tartalmazza:

Bevezetés:

  • – Első lépésként a rendszer kialakítása érdekében az igényeik és juttatási elvek felmérése, a koncepció kialakítása történik.
  • – Összehasonlítás a pénztárakra illetve az utalványszolgáltatókra vonatkozóan. A Gordon & Webster Zrt. folyamatosan kapcsolatban áll a Magyarországon tevékenykedő önkéntes pénztárakkal, ezért naprakészen tudunk képet adni az egyes pénztárak ajánlatairól, a velük működő együttműködés aktuális feltételeiről.
  • – Elkészítjük a cafeteria működési szabályzatát az un. Belső Szabályzatot a portfolió elemeinek megfelelően.
  • – A munkavállalókat csoportosan tájékoztatjuk a bevezetendő cafeteria rendszerről, annak elemeiről és szabályairól.(1 munkanap)
  • – A GoWebCafe szoftver biztosítása, a munkavállalók számára a cafeteria választáshoz, amelyről a végleges nyilatkoztatok is kinyomtathatóak.
  • – Telefonos helpdesk szolgáltatás a bevezetés során minden munkavállaló számára hétköznap 9:00-17:00
  • – A választások alapján lebonyolítjuk a munkavállalói és munkaadói oldalon egyaránt a cafetéria rendszerbe történő belépés teljes adminisztrációját.
  • – Az önkéntes pénztárakhoz kapcsolódó okiratok kitöltése (Munkáltatói szerződés és Belépési Nyilatkozat).

Működtetés:

  • – A naptári évre szóló szerződés magában foglalja a teljes cafeteria rendszer kezelését, beleértve az egyénekre lebontott adminisztrációt.
    – Az adminisztrációt a cafetéria nyilvántartó szoftverünkkel végezzük, melyek az alábbiak:
  • megrendelés leadás automatikus címéletezéssel (200-as és 300-as), utalvány típusonként egy utalvány szolgáltatóhoz
  • kiosztási jegyzék küldése, utalási lista készítése
  • beléptetés pénztárakba
  • munkáltatói szerződések megkötése
  • bevallás küldése pénztárak felé
  • hó végi teljes tábla küldése a GoCafé által nyújtott formátumban
  • munkaviszony megszűnése esetén cafeteria elszámoló lap készítése, küldése
  • új belépő munkavállaló esetén adatbetöltés kizárólag a mi sablonunk alapján
  • új belépőknek GoWebCafe-s kód küldése év közben (tanácsadói jelenlétet nem igényel)
  • telefonos, e-mailes kapcsolattartás az ügyfél által delegált kapcsolattartókkal (2-3 fő)

Bevezetés:

  • – Munkavállalói prezentáció megtartása munkaidőben egy napon belül vagy egyéb időben (pl. éjszaka, hétvégén). Bevezetési folyamaton felüli napokon tartott munkavállalói prezentáció
  • – Nyilatkozás a GoWebCafe felületén keresztül, havi szinten azonos összegekkel, e-mail kód kiküldés alapján, ottlétet nem igényel
  • – Nyilatkozás GoWebCafe felületen keresztül, személyesen tanácsadói jelenlétet igényel
  • – Nyilatkoztatás évente több alkalommal
  • – Nyilatkozás egyéb módon:Excelben az általunk kiküldött, kötött formátumú sablon alapján

Működtetés:

  • – Személyes ügyfélszolgálati tanácsadás a rendszer bevezetésén túli egyéb helyszínen és időben
  • – Bevezetésen túli kapcsolattartás nem dedikált kapcsolattartókkal (pl.: Munkavállalókkal)
  • törvény által előírt, Cafeteriához kapcsolódó különböző dokumentumok általunk történő nyomtatása, fénymásolása a partner felé (GoWebCafe-s felületről minden dokumentum nyomtatható)
  • könyvelési tábla küldése az ügyfél által megadott, kötött formátumban
  • igény szerinti riport, amely eltér a GoCafé által nyújtott formától
  • internet, bérlet számla alapján történő elszámolása egynél több számlán felül
  • utalványhosszabbítással, illetve utalvány visszáruval kapcsolatos szolgáltatás

A Megbízó feladata mindösszesen a megrendelések ellenértékének az általunk elküldött díjbekérő alapján történő átutalása, illetve könyvelése marad.

A jogszabályi változások követése az üzemeltetési csomagok részét képezik.

4. Cafeteria nyilvántartó szoftver GoWebCafe és GoCafe

A cafeteria tevékenység során számos adat gyűjtésére egyeztetésére, kimutatások készítésére van szükség. Mindez megfelelő szoftver támogatás nélkül a humán erőforrás menedzsment munkatársainak jelentős munkaidejét felemészti, és a táblázatkezelők alkalmazásánál gyakori a hibák elfordulásának valószínűsége is. Ennek kiküszöbölésére alkotta meg informatikus csapatunk a GoWebCafe-t, a weben működő cafeteria választó felületet és a GoCafe névre keresztelt nyilvántartó szoftvert.